퇴사나 부서 이동을 앞두고 있다면 자신이 맡고 있던 업무를 다음 담당자가 이어서 처리할 수 있도록 정리해야 합니다. 이때 사용하는 문서가 업무 인수인계서입니다.

인수인계서는 단순히 담당업무 이름을 적는 문서가 아닙니다. 정기적으로 처리하는 업무, 현재 진행 중인 일, 다음에 해야 할 조치, 관련 파일 위치와 거래처·담당자 정보까지 남겨야 실제 업무를 이어받기 쉽습니다.

핵심만 먼저 보면
좋은 인수인계서는 후임자가 읽은 뒤 다시 “이건 언제 해야 하나요?”, “파일은 어디 있나요?”, “다음에는 무엇을 해야 하나요?” 라고 묻는 일을 줄여주는 문서입니다. 업무명보다 현재 상태와 다음 행동을 구체적으로 적는 것이 중요합니다.


업무 인수인계서란?

업무 인수인계서는 퇴사, 휴직, 인사이동, 담당자 변경 등으로 업무를 다른 사람에게 넘길 때 현재 담당하고 있는 일과 진행 상황을 정리하는 문서입니다.

회사마다 사용하는 양식은 다를 수 있습니다. 사내에서 정해둔 인수인계서 양식이 있다면 해당 서식을 우선해서 사용하고, 별도의 양식이 없다면 아래와 같은 기본형으로 작성할 수 있습니다.


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아래 기본 양식은 일반 사무직을 비롯해 영업, 총무, 관리업무 등에서 공통적으로 사용할 수 있도록 구성한 형태입니다. 직무에 따라 필요하지 않은 항목은 빼고 필요한 항목을 추가하면 됩니다.

업 무 인 수 인 계 서

부서 : ○○팀
인계자 : ○○○
인수자 : ○○○
인수인계 기간 : 20○○년 ○월 ○일 ~ 20○○년 ○월 ○일

1. 정기 업무

업무명 : 월말 매출자료 정리
업무주기 : 매월 말일
주요내용 : 거래처별 매출자료 취합 및 확인
자료위치 : 공유폴더 > 영업팀 > 월별매출
관련 담당자 : ○○팀 ○○○
주의사항 : 마감 전 누락 거래처 확인

2. 진행 중인 업무

업무명 : ○○ 거래처 계약 갱신
현재상태 : 견적서 전달 후 회신 대기 중
다음 할 일 : 회신 확인 후 계약서 작성
예정일 : 20○○년 ○월 ○일
관련 담당자 : ○○회사 ○○○

3. 주요 자료 및 문서

○○ 계약서 : 공유폴더 ○○ 위치
월별 보고서 : ○○ 시스템
거래처 목록 : ○○ 파일

4. 시스템 및 계정

사용 시스템 : ○○ ERP / 그룹웨어 / 거래처 포털
필요 권한 : ○○ 권한
담당부서 : 전산팀 또는 관리자

5. 특이사항

○○ 거래처는 매월 ○일까지 자료 제출 필요
○○ 업무는 담당자 확인 후 처리

위 내용과 같이 업무를 인수인계하였습니다.

20○○년 ○월 ○일

인계자 : ○○○ (서명)
인수자 : ○○○ (서명)
확인자 : ○○○ (서명)

업무 인수인계서 양식 미리보기

※ 회사에서 지정한 인수인계서 양식이나 퇴직 절차가 있다면 해당 기준을 우선해서 사용하세요.


인수인계서에는 무엇을 적어야 할까?

인수인계서를 처음 작성하면 자신이 하고 있는 업무를 생각나는 순서대로 적기 쉽습니다. 하지만 후임자가 실제로 업무를 이어받으려면 아래 항목을 함께 정리하는 편이 좋습니다.

항목 작성할 내용
담당업무 평소 담당하던 주요 업무
업무주기 매일·매주·매월·분기 등 처리 시점
진행상태 완료·진행 중·회신 대기 등 현재 상태
다음 행동 후임자가 다음에 무엇을 해야 하는지
자료 위치 공유폴더·시스템·문서 보관 위치
관련자 사내 담당자·거래처 등 연락 대상
주의사항 마감일·승인 절차·실수하기 쉬운 부분


업무 이름만 적지 말고 다음 행동까지 적으세요

인수인계서에서 가장 피해야 할 작성방식은 업무 이름만 나열하는 것입니다.

수정 전

거래처 관리
매출 관리
월말 정산
보고서 작성

위와 같이 작성하면 어떤 일을 하는지는 알 수 있지만 언제, 어떻게, 어디에서 처리해야 하는지는 알기 어렵습니다.

수정 후

매월 마지막 영업일까지 거래처별 매출자료 취합
거래처 담당자가 보내온 자료와 ERP 매출내역 비교
누락 건 확인 후 월간 보고서 작성
완성 파일은 공유폴더 > 영업팀 > 월별매출 폴더에 저장

후임자가 별도의 설명을 듣지 않아도 업무 순서를 어느 정도 이해할 수 있도록 작성하는 것이 좋습니다.


진행 중인 업무는 '현재 상태 + 다음 할 일'로 적으세요

퇴사 시점까지 모든 업무를 완료할 수 있는 것은 아닙니다. 계약 협의, 고객 문의, 프로젝트처럼 계속 진행되는 업무가 남을 수 있습니다.

이때는 단순히 “진행 중”이라고 작성하지 말고 어디까지 처리했고 다음 사람이 무엇을 해야 하는지 적어두세요.

작성 예시

업무 : A거래처 계약 갱신
현재 상태 : 9월 28일 갱신 견적 전달 완료
상대방 상태 : 담당자 내부 검토 중
다음 할 일 : 10월 5일까지 답변이 없으면 담당자에게 확인
관련 자료 : 공유폴더 > 거래처 > A회사 > 계약갱신
담당자 : A회사 영업팀 ○○○


정기 업무는 날짜와 주기를 남기세요

매일 처리하는 업무는 기억하기 쉽지만 한 달이나 분기에 한 번 처리하는 일은 인수인계에서 빠지기 쉽습니다.

  • 매주 월요일 주간회의 자료 제출
  • 매월 5일 거래처 세금계산서 확인
  • 매월 말 재고 현황 보고
  • 분기 마지막 달 실적자료 제출
  • 매년 특정 기간 계약 갱신

업무명만 적기보다 언제 시작해야 하는지와 마감일까지 적어두면 후임자가 일정을 놓칠 가능성을 줄일 수 있습니다.

파일과 자료 위치도 함께 적으세요

업무 내용은 인계받았지만 필요한 파일을 찾지 못하면 실제 업무를 이어가기 어렵습니다.

따라서 관련 문서가 저장된 위치를 구체적으로 남기는 것이 좋습니다.

좋은 예

공용드라이브 > 경영지원팀 > 계약관리 > 2026년
그룹웨어 > 전자결재 > 계약서 관리
ERP > 매입관리 > 월별 거래내역

개인 PC에만 업무자료가 저장되어 있다면 회사의 보안규정과 내부 절차에 따라 공용 저장공간으로 옮겨야 하는지도 확인하세요.


계정과 비밀번호는 인수인계서에 그대로 적지 마세요

ERP, 그룹웨어, 클라우드, 거래처 사이트 등 업무에 필요한 시스템과 접근권한도 중요한 인수인계 항목입니다.

다만 개인 비밀번호를 인수인계서에 평문으로 적어 전달하는 방식은 피하는 것이 좋습니다. 회사에서 사용하는 계정관리 방식에 따라 담당 관리자에게 권한 이전을 요청하거나 새로운 계정을 발급받도록 안내하는 것이 안전합니다.

인수인계서에는 다음 정도를 기록할 수 있습니다.

  • 사용하는 시스템 이름
  • 필요한 접근권한
  • 권한을 신청하는 담당부서
  • 공용계정 사용 여부
  • 추가 인증이 필요한 서비스


거래처와 외부 담당자도 정리하세요

영업·구매·관리 업무라면 회사 내부 업무뿐 아니라 외부 거래처 담당자와의 관계도 함께 넘겨야 할 수 있습니다.

이름과 연락처만 적는 것보다 어떤 업무 때문에 연락하는 사람인지 함께 적으면 이해하기 쉽습니다.

업체 담당업무 담당자 비고
○○상사 월별 발주 ○○○ 매월 20일까지 발주
○○물류 배송 문의 ○○○ 긴급 배송 시 사전 연락

연락처나 거래처 정보는 회사의 업무자료에 해당할 수 있으므로 회사 내부에서 허용된 범위와 보관방법에 맞춰 관리하세요.


퇴사 전 인수인계 체크리스트

문서를 작성한 뒤 아래 항목을 다시 확인하면 빠뜨린 업무를 찾는 데 도움이 됩니다.

  • 매일·매주·매월 반복하는 업무를 모두 적었는지
  • 진행 중인 프로젝트와 미완료 업무를 적었는지
  • 각 업무의 다음 처리일과 마감일을 적었는지
  • 업무에 필요한 파일 위치를 적었는지
  • 주요 거래처와 사내 담당자를 정리했는지
  • 필요한 시스템과 접근권한을 정리했는지
  • 회사 비품이나 장비 반납 여부를 확인했는지
  • 정기회의와 보고 일정을 정리했는지
  • 후임자가 이해하기 어려운 업무를 직접 설명했는지
  • 인계자와 인수자가 최종 내용을 확인했는지


인수인계서는 언제부터 작성하는 것이 좋을까?

퇴사 마지막 날에 한꺼번에 작성하려고 하면 평소 자주 하지 않는 업무나 진행 중인 일을 빠뜨리기 쉽습니다.

퇴직 일정이 정해졌다면 우선 자신이 담당하고 있는 업무를 목록으로 만들고, 인수인계 기간 동안 실제로 처리하는 업무가 나올 때마다 내용을 보완하는 방식이 편합니다.

평소 사용하던 일정표, 업무 캘린더, 메일, 보고서, 프로젝트 관리도구 등을 확인하면 자주 하지 않는 업무도 찾기 쉽습니다.


후임자가 아직 정해지지 않았다면?

퇴사일까지 후임자가 정해지지 않는 경우도 있습니다. 이 경우 인수자가 없다는 이유로 인수인계 자료를 만들지 않기보다 현재 업무와 진행상황을 문서로 정리해 회사가 지정한 관리자나 담당자에게 전달하는 방법을 검토할 수 있습니다.

누구에게 어떤 방식으로 전달해야 하는지는 회사의 퇴직 절차와 내부 기준을 확인하세요.


인수인계서 제출 전에 마지막으로 확인하세요

인수인계서는 많은 업무를 적었다고 완성되는 문서가 아닙니다. 후임자가 실제 업무를 이어받을 수 있는지가 중요합니다.

최종적으로 아래 세 가지 질문에 답할 수 있는지 확인해보세요.

  • 무슨 일을 해야 하는가?
  • 현재 어디까지 진행됐는가?
  • 다음에는 무엇을 해야 하는가?

여기에 필요한 자료의 위치와 담당자, 마감일을 함께 남겨두면 업무 인수인계 과정에서 반복해서 설명해야 하는 일을 줄일 수 있습니다.


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작성 기준일 : 2026년 10월 1일