퇴사 후 재취업이나 경력직 채용을 준비하다 보면 이전 회사의 경력증명서를 제출해야 하는 경우가 있습니다. 단순히 이력서에 경력을 적는 것과 달리 경력증명서는 실제 근무기간과 업무, 직위 등을 회사가 확인해 주는 서류입니다.
퇴사한 지 시간이 지났더라도 일정 요건을 충족하면 이전 회사에 증명서 발급을 요구할 수 있습니다.
특히 계속하여 30일 이상 근무했고 퇴직 후 3년 이내라면 근로기준법상 사용증명서 발급 규정을 확인해볼 필요가 있습니다.
- 계속하여 30일 이상 근무했는지
- 퇴직한 날부터 3년이 지나지 않았는지
- 제출처에서 근무기간·직위·담당업무 중 무엇을 요구하는지
- 회사 자체 경력증명서 양식이 있는지
경력증명서란?
경력증명서는 근로자가 특정 회사에서 어느 기간 동안 어떤 업무를 했는지 확인하기 위해 사용하는 서류입니다. 이직이나 재취업뿐 아니라 자격요건 확인, 경력 인정 등을 위해 요구되는 경우도 있습니다.
회사마다 서식은 다를 수 있지만 일반적으로 다음과 같은 내용이 들어갑니다.
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 성명 | 근로자 이름 |
| 근무기간 | 입사일~퇴사일 |
| 소속 | 근무했던 부서 |
| 직위 | 사원·대리·과장 등 |
| 담당업무 | 실제 수행했던 업무 |
| 발급정보 | 발급일·회사명·대표자 등 |
제출처마다 요구하는 항목이 다르기 때문에 회사에 발급을 요청하기 전에
어떤 내용까지 기재되어야 하는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
퇴사 후에도 경력증명서를 받을 수 있을까?
가능합니다. 다만 법에서 사용하는 정확한 표현은 ‘사용증명서’입니다.
근로기준법 제39조에 따르면 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 요구하면 사실대로 작성해 교부해야 합니다. 또한 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적도록 규정하고 있습니다.
고용노동부 안내에서도 사용증명서와 실무에서 말하는 경력증명서는 기재내용이 거의 유사하며, 사용증명서를 경력을 확인하는 자료로 활용할 수 있다고 설명하고 있습니다.
30일과 3년 기준을 확인하세요
근로기준법 시행령에 따른 사용증명서 청구 대상은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자이며, 법에 따른 청구기간은 퇴직 후 3년 이내입니다.
따라서 퇴직 후 3년이 지나지 않았다면 이전 회사의 인사팀이나 총무 담당자에게 먼저 발급을 요청하는 것이 좋습니다.
반대로 퇴직 후 3년이 지났다면 회사에 경력증명서를 요청해볼 수는 있지만,
근로기준법 제39조에서 정한 법정 청구기간은 지난 상태입니다.
이 경우 실제 발급 가능 여부는 회사에 확인해야 합니다.
퇴사한 회사에 경력증명서 요청하는 방법
가장 간단한 방법은 이전 회사의 인사팀이나 총무팀에 연락하는 것입니다. 전화로 먼저 담당자를 확인한 뒤 이메일이나 문자처럼 요청 내용을 남길 수 있는 방법을 이용하면 편합니다.
요청할 때는 다음 내용을 함께 전달해 보세요.
- 이름
- 근무했던 부서
- 입사일과 퇴사일
- 필요한 기재사항
- 제출 용도
- 받을 이메일 주소 또는 수령 방법
- 필요한 발급 부수
특히 경력직 채용에서는 단순 근무기간보다 담당업무가 자격요건과 일치하는지가 중요할 수 있습니다.
제출처에서 담당 직무를 요구한다면 발급 요청 단계에서 해당 내용을 포함해 달라고 구체적으로 알려주는 것이 좋습니다.
경력증명서 요청 문구 예시
재취업 서류 제출을 위해 경력증명서 발급을 요청드립니다.
근무기간, 소속부서, 직위, 담당업무가 포함되도록 부탁드립니다.
가능하시다면 ○○ 이메일로 보내주시기 바랍니다.
확인 부탁드립니다. 감사합니다.
경력증명서 양식은 어떻게 작성할까?
회사에 자체 경력증명서 서식이 있다면 해당 양식을 사용하는 것이 가장 간단합니다. 별도의 서식이 없다면 아래와 같은 형태를 참고할 수 있습니다.
경력증명서
성명 : ○○○
생년월일 : ○○○○년 ○월 ○일 (제출처 요구 시)
근무기간 : ○○○○년 ○월 ○일 ~ ○○○○년 ○월 ○일
소속부서 : ○○팀
직위 : ○○
담당업무 : ○○○○ 업무
용도 : 취업 제출용
위 사람은 위와 같이 당사에서 근무하였음을 증명합니다.
○○○○년 ○월 ○일
회사명 : ○○○○
대표자 : ○○○
주소 : ○○○○
연락처 : ○○○-○○○○-○○○○
회사 확인 또는 직인
위 양식은 회사에 전달할 참고 서식입니다.
근로자가 내용을 직접 작성했다는 것만으로 회사가 발급한 경력증명서가 되는 것은 아니므로,
실제 제출용 서류는 회사의 확인을 받아야 합니다.
또한 채용기관에서 별도 양식을 요구한다면 해당 양식을 우선해야 합니다.
회사에서 경력증명서 발급을 거부한다면?
계속하여 30일 이상 근무했고 퇴직 후 3년 이내인 등 법에서 정한 사용증명서 청구 요건에 해당하는데도 회사가 증명서 발급을 거부한다면 사업장 소재지를 관할하는 지방고용노동관서에 상담하거나 진정을 제기하는 방법을 검토할 수 있습니다.
근로기준법 제39조 위반은 같은 법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료 부과 대상입니다.
전화만 하기보다 이메일이나 문자 등으로 근무기간과 필요한 기재항목을 적어 요청해두면 언제 어떤 내용을 요청했는지 확인하기 쉽습니다.
회사가 폐업했다면 어떻게 경력을 증명할까?
회사가 폐업해 경력증명서를 발급받기 어려운 경우에는 다른 자료로 근무 사실을 확인해야 할 수 있습니다. 대표적으로 확인할 수 있는 자료가 고용보험 자격이력내역서입니다.
정부24의 ‘고용·산재보험 제증명 발급’ 서비스를 통해 고용보험 자격이력내역서와 개별 사업장 자격내역확인서 등을 발급할 수 있으며 수수료는 없습니다.
다만 고용보험 자격이력내역서는 회사에서 발급하는 경력증명서와 동일한 서류가 아닙니다. 근무 이력을 확인하는 자료로 활용할 수 있지만 직위나 구체적인 담당업무까지 증명하는 데는 한계가 있습니다.
원천징수영수증, 건강보험 또는 국민연금 가입내역 등도 근무 사실을 확인하는 보조자료로 활용되는 경우가 있습니다.
어떤 자료를 경력증명서 대신 인정하는지는 회사나 기관마다 다를 수 있으므로
제출처에 대체서류 인정 여부부터 확인하는 것이 가장 안전합니다.
경력증명서와 재직증명서는 무엇이 다를까?
두 서류는 비슷해 보이지만 주로 사용하는 상황이 다릅니다.
| 구분 | 경력증명서 | 재직증명서 |
|---|---|---|
| 주된 목적 | 근무 경력 확인 | 현재 재직 사실 확인 |
| 주요 사용처 | 이직·재취업·경력 인정 | 금융·행정·회사 제출 |
| 주요 내용 | 근무기간·직위·담당업무 | 현재 재직기간·부서·직위 |
| 퇴사 후 | 발급 가능 | 현재 재직 확인 목적에는 맞지 않음 |
경력증명서 발급 전에 확인할 것
경력증명서는 일단 한 장 받아두는 것보다 제출처가 요구하는 내용이 정확히 들어 있는지 확인하는 것이 더 중요합니다. 경력직 채용이나 자격요건 심사에서는 담당업무나 근무기간이 중요한 판단 기준이 될 수 있기 때문입니다.
이력서와 경력기술서에 작성한 입사일·퇴사일·직위가 경력증명서 내용과 일치하는지도 함께 확인하세요.
회사에 다시 연락해야 하는 일을 줄이려면 필요한 기재항목을 먼저 정리한 뒤 한 번에 요청하는 편이 좋습니다.
자주 묻는 질문
퇴사 후 3년이 지나면 경력증명서를 받을 수 없나요?
회사에 발급을 요청해볼 수는 있습니다. 다만 근로기준법 시행령에서 정한 사용증명서의 법정 청구기간은 퇴직 후 3년 이내이므로, 3년이 지난 경우에는 회사의 보관자료와 발급 가능 여부를 별도로 확인해야 합니다.
재직 중에도 사용증명서를 요청할 수 있나요?
고용노동부 행정해석에서는 재직 중인 근로자도 근로기준법 제39조에 따른 사용증명서를 요구할 수 있다고 보고 있습니다. 현재 재직 사실만 필요한 경우라면 회사에서 사용하는 재직증명서를 발급받는 방법도 있습니다.
회사에서 담당업무를 빼고 발급했다면 어떻게 하나요?
담당업무가 제출에 필요한 항목이라면 처음 발급을 요청할 때 해당 업무를 기재해 달라고 명확하게 요청하는 것이 좋습니다.
근로기준법상 사용증명서는 근로자가 요구한 사항만 기재하도록 정하고 있으므로,
필요한 항목을 구체적으로 전달하는 것이 중요합니다.
공식 확인자료
이 글의 법률 내용은 2026년 9월 29일 기준으로 근로기준법 제39조, 근로기준법 시행령 제19조, 근로기준법 제116조와 고용노동부·정부24 안내를 확인해 작성했습니다.
- 국가법령정보센터 - 근로기준법 제39조 및 제116조
- 국가법령정보센터 - 근로기준법 시행령 제19조
- 고용노동부 고객상담센터 - 사용증명서 발급 안내
- 정부24 - 고용·산재보험 제증명 발급 안내
