재직증명서는 현재 회사에 근무하고 있다는 사실을 확인할 때 사용하는 서류입니다. 대출이나 금융기관 제출, 관공서 업무, 회사 제출 등에서 요구되는 경우가 있습니다.
회사에 자체 서식이 있다면 회사 양식으로 발급받는 것이 가장 간단합니다. 별도 양식이 없다면 필요한 항목을 갖춘 재직증명서 양식을 사용할 수 있지만, 최종 제출 전에는 제출처에서 요구하는 기재사항과 회사 확인 방식을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
재직증명서는 단순히 양식을 작성하는 것으로 끝나는 서류가 아닙니다. 제출용으로 사용하려면 회사가 재직 사실을 확인해 발급하는 형태가 일반적입니다.
재직증명서란?
재직증명서는 근로자가 현재 해당 회사에 재직하고 있다는 사실을 확인하기 위해 사용하는 서류입니다. 회사마다 양식은 다르지만 일반적으로 다음과 같은 내용이 들어갑니다.
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 성명 | 근로자 이름 |
| 입사일·재직기간 | 회사 입사일과 현재까지의 재직기간 |
| 소속부서 | 현재 근무 중인 부서 |
| 직위 | 사원·대리·과장 등 |
| 담당업무 | 필요한 경우 현재 담당 직무 |
| 발급용도 | 금융기관·관공서·회사 제출 등 |
| 회사정보 | 회사명·대표자·주소·연락처 등 |
생년월일이나 주소처럼 제출에 필요하지 않은 개인정보까지 무조건 넣을 필요는 없습니다.
제출기관에서 어떤 항목을 요구하는지 먼저 확인한 뒤 필요한 내용만 기재하는 것이 좋습니다.
재직증명서 양식 무료 다운로드
회사에 정해진 서식이 없다면 아래와 같은 기본형 재직증명서 양식을 참고할 수 있습니다. Word 파일로 작성해두면 회사 정보와 근로자 정보를 수정해 사용하기 편합니다.
재 직 증 명 서
성명 : ○○○
생년월일 : ○○○○년 ○월 ○일 (필요한 경우)
소속부서 : ○○팀
직위 : ○○
입사일 : ○○○○년 ○월 ○일
재직기간 : ○○○○년 ○월 ○일 ~ 현재
담당업무 : ○○○○ 업무
용도 : ○○○ 제출용
위 사람은 현재 당사에 재직하고 있음을 증명합니다.
○○○○년 ○월 ○일
회사명 : ○○○○
대표자 : ○○○
사업자등록번호 : ○○○-○○-○○○○○
주소 : ○○○○
연락처 : ○○○-○○○○-○○○○
대표자 : ○○○ (인)
※ 회사 자체 양식이나 제출기관 지정서식이 있다면 해당 양식을 우선해서 사용하세요.
재직증명서는 어떻게 발급받을까?
보통 현재 근무 중인 회사의 인사팀, 총무팀, 경영지원팀 등 증명서 담당 부서에 요청하면 됩니다. 회사에 따라 사내 인트라넷이나 인사시스템에서 직접 발급할 수 있는 곳도 있습니다.
발급을 요청할 때는 단순히 “재직증명서가 필요합니다”라고 하기보다 제출처에서 요구하는 사항을 함께 알려주는 편이 좋습니다.
- 성명과 소속부서
- 제출처와 발급 용도
- 재직기간·직위 등 필요한 기재사항
- 필요한 발급 부수
- PDF 또는 원본 등 필요한 형태
재직증명서 발급 요청 문구
○○ 제출을 위해 재직증명서가 필요하여 발급을 요청드립니다.
재직기간, 소속부서, 직위가 포함되도록 부탁드립니다.
확인 후 발급 부탁드립니다. 감사합니다.
재직증명서를 인터넷으로 발급할 수 있을까?
민간회사 근로자의 재직증명서는 보통 현재 근무 중인 회사에서 발급합니다. 모든 직장인이 정부 사이트에서 동일한 재직증명서를 일괄 발급받는 방식은 아닙니다.
국민연금이나 건강보험 가입내역 등으로 직장 가입 사실을 확인할 수 있는 경우도 있지만, 이러한 서류가 회사에서 발급한 재직증명서와 항상 동일하게 인정되는 것은 아닙니다.
제출처에서 재직증명서를 요구했다면 다른 서류를 임의로 제출하기보다
대체서류로 인정되는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
회사에서 재직증명서를 발급해줘야 할까?
여기서는 일반적으로 사용하는 '재직증명서'와 근로기준법에서 정한 사용증명서를 함께 이해할 필요가 있습니다.
근로기준법 제39조에 따르면 근로자가 사용기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구한 경우 사용자는 사실대로 작성한 증명서를 내주어야 합니다. 또한 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 기재하도록 정하고 있습니다.
법 조문에는 “퇴직한 후라도”라고 되어 있지만, 고용노동부 상담 안내에서는 근로기준법 제39조에 따른 사용증명서를 재직 중인 근로자도 청구할 수 있다고 설명하고 있습니다.
30일 이상 근무 기준도 확인하세요
근로기준법 시행령 제19조에 따르면 법에 따른 사용증명서를 청구할 수 있는 대상은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자입니다. 퇴직한 근로자의 법정 청구기한은 퇴직 후 3년 이내입니다.
따라서 온라인에서 보이는 “3개월 이상 근무해야 재직증명서를 요구할 수 있다”는 식의 설명과
혼동하지 않는 것이 좋습니다.
회사가 발급을 거부하면 어떻게 할까?
근로기준법 제39조에 따른 사용증명서 발급 요건에 해당하는데도 사용자가 증명서를 발급하지 않는다면 관할 지방고용노동관서에 상담하거나 진정을 제기하는 방법을 검토할 수 있습니다.
근로기준법 제39조 위반은 같은 법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료 부과 대상입니다.
증명서 발급 문제로 다툼이 예상된다면 전화만 하기보다 이메일이나 사내 메신저 등으로 필요한 기재사항과 발급 요청 내용을 남겨두는 것이 좋습니다.
재직증명서와 경력증명서는 무엇이 다를까?
두 서류는 비슷해 보이지만 주로 사용하는 상황이 다릅니다.
| 구분 | 재직증명서 | 경력증명서 |
|---|---|---|
| 주된 목적 | 현재 재직 사실 확인 | 근무 경력 확인 |
| 주로 사용하는 때 | 현재 회사 재직 중 | 이직·재취업·경력 증빙 |
| 주요 내용 | 입사일·부서·직위·재직 여부 | 근무기간·직위·담당업무 |
| 퇴사 후 | 현재 재직 확인 목적에는 적합하지 않음 | 경력 확인용으로 발급 가능 |
고용노동부는 사용증명서와 실무에서 사용하는 경력증명서는 기재내용이 유사해
사용증명서를 근로자의 경력을 확인하는 자료로 활용할 수 있다고 안내하고 있습니다.
발급 전에 확인할 사항
재직증명서는 한 번 발급받는 것보다 제출처에서 요구하는 항목이 정확히 들어 있는지가 중요합니다. 특히 금융기관이나 각종 심사에서는 입사일, 재직기간, 직위, 담당업무 등 특정 항목을 요구할 수 있습니다.
발급 전에 제출처, 필요한 기재항목, 원본 또는 PDF 가능 여부를 먼저 확인하면
같은 서류를 여러 번 발급받는 일을 줄일 수 있습니다.
자주 묻는 질문
30일 미만 근무해도 재직증명서를 회사에 요청할 수 있나요?
회사에 발급을 요청해볼 수 있습니다. 다만 근로기준법 시행령 제19조에서 정한 사용증명서 청구 대상은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자입니다. 30일 미만인 경우 실제 재직증명서 발급 가능 여부는 회사에 확인하는 것이 좋습니다.
재직증명서에 급여를 꼭 적어야 하나요?
항상 적어야 하는 것은 아닙니다.
근로기준법상 사용증명서도 근로자가 요구한 사항만 기재하도록 정하고 있으므로,
제출처에서 임금 정보를 요구하지 않는다면 불필요하게 포함할 필요는 없습니다.
공식 확인자료
- 국가법령정보센터 - 근로기준법 제39조 사용증명서
- 국가법령정보센터 - 근로기준법 시행령 제19조
- 국가법령정보센터 - 근로기준법 제116조 과태료
- 고용노동부 고객상담센터 - 재직 중 사용증명서 청구 안내
작성 기준일 : 2026년 9월 29일
